Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung der Swiss Historic Vehicle Federation (SHVF)

1. Gegenstand und Geltungsbereich

Die vorliegende Datenschutzerklärung legt die Bearbeitung von Personendaten und damit zusammenhängende Fahrzeugdaten durch den SHVF für die Mitglieder des SHVF (nachfolgend «SHVF») dar und verdeutlicht die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen durch die SHVF. Die SHVF hat als nationaler Verband zum Zweck, ihre Mitglieder, die lokalen CLUBS, bei ihren Aktivitäten zu unterstützen. Die CLUBS sind Mitglieder des SHVF.

Der Begriff «Personendaten» wird im Sinne der entsprechenden Definition im Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) verstanden. Unter «Fahrzeugdaten» werden alle Angaben verstanden, die sich auf ein bestimmtes oder bestimmbares Fahrzeug beziehen. Soweit nachfolgend lediglich der Ausdruck «Daten» verwendet wird, umfasst dieser sowohl Personen- als auch Fahrzeugdaten.

Über den Umgang mit Personen- und Fahrzeugdaten der Mitglieder hinaus regelt die vorliegende Datenschutzerklärung auch einzelne andere Aspekte der Aktivitäten, die die Persönlichkeitsrechte betreffen können.

2. Grundsätze

Die SHVF verpflichtet sich im Umgang mit Personendaten insbesondere zur Beachtung der Grundsätze der Zweckbindung, der Information bzw. Transparenz, der Datenrichtigkeit und der Verhältnismässigkeit. Sie beachtet dabei die massgeblichen rechtlichen Vorgaben.

Die SHVF trifft sämtliche erforderlichen und angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen zum Schutz von Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch.

3. Ansprechpersonen

Verantwortlicher im Sinne des DSG ist die SHVF, handelnd durch ihren Vorstand. Ansprechpersonen sind folgende:

SHVF
Swiss Historic Vehicle Federation, CH-3000 Bern
verbandsekretariat@shvf.ch

Auf behördlicher Ebene/staatliche Funktion:

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter Feldeggweg 1 CH - 3003 Bern

4. Zweck der Datenbearbeitung

Die SHVF bearbeitet Daten ausschliesslich im Rahmen der Verfolgung und Realisierung ihres Verbandszwecks, wie er in den entsprechenden Statutenbestimmungen festgelegt ist sowie um ihren gesetzlichen Pflichten nachzukommen. Dabei kann die Datenbearbeitung durch die SHVF insbesondere zu folgenden spezifischen Einzelzwecken erfolgen:

− Verwaltung der Mitgliederdaten (Adresspflege, Rechnungsversand und -kontrolle, Überprüfung der Berechtigung zum Bezug von Dienstleistungen, Jubiläen, Geburtstage, Versand von Informationsmaterial, allgemeiner Korrespondenz, Newsletter, Versand von Drucksachen und Accessoires, usw.);

Organisation der Delegiertenversammmlung und weitere Verbandsanlässe;
Allfällige Führung und Verwaltung der Fahrzeugregister;
Organisation von Events im Zusammenhang mit dem Vereinszweck, insbesondere Veranstaltungen von Veteranenfahrzeugen sowie Classic Cars, Young- und Oldtimern (Oldtimer-Meetings, etc.);
Gestaltung einer Verbandszeitschrift oder anderer Publikationen (elektronisch und print);
Betrieb der Internet Webseite der SHVF;
Verwendung für Social-Media-Auftritte (facebook, linkedIn, XING, instagram, etc.);
Sponsoring und Werbung für SHVF-Events und Anlässe im Rahmen von Veranstaltungen von Veteranenfahrzeugen, Classic Cars sowie Young- und Oldtimern (Oldtimer-Meetings, etc.);
Zusammenarbeit mit den CLUBs;
Im Zusammenhang mit der Prüfung/Inspektion von Fahrzeugen durch Scruitneers (Instruktoren) im Bereich von FIVA Cards, wenn von einem Mitglied oder Nichtmitglied bestellt, insbesondere das Führen eines Registers von Fahrzeug-Inspektoren (sogenannten Scrutineers).

Der Zweck kann von Zeit zu Zeit präzisiert oder aktualisiert werden.

5. Verwendung und Weitergabe von Daten

Im Rahmen seines Verbandszwecks resp. dieser Datenschutzerklärung kann die SHVF Personen- und/oder Fahrzeugdaten der Mitglieder der CLUBS den jeweils anderen Verbandsmitgliedern oder innerhalb des SHVF bekannt geben.

Die entsprechenden Angaben umfassen in der Regel höchstens:

Namen des CLUBS sowie Namen und Vornamen der Organe/des Vorstands des CLUBS;
(akademische) Titel;
Beruf bzw. Tätigkeit;
E-Mail- und/oder Wohn-/Geschäftsadressen;
Telefonnummern;
Angaben zu Fahrzeug-Identität(en) und die damit verbundenen Angaben von technischen Spezifikationen ohne Identifikationsnummern (VIN);
Art der Mitgliedschaft;
Fotos von Fahrzeugen, allenfalls mit deren Kontrollschild sowie der Insassen.

Das Geburtsdatum wird nur für interne bzw. statistische Zwecke benötigt.

Mitglieder, die eine solche, ausschliesslich verbandsinterne Mitteilung bzw. Weitergabe oder Verwendung ihrer Daten – ganz oder teilweise – nicht wünschen, können dies entsprechend mitteilen.

Vorbehältlich der Zustimmung eines Mitglieds kann die SHVF Personen- und/oder Fahrzeugdaten ihrer Mitglieder auch verbandsexternen Personen oder Körperschaften zur Verfügung stellen, so etwa im Zusammenhang mit der Organisation und dem Marketing oder dem Versand von Informationen, E-Mail-Newslettern, Social-Media-Posts, usw.

Die SHVF kann Daten gemäss den vorstehenden Bestimmungen unter Einhaltung der rechtlichen Vorgaben auch ins Ausland weitergeben.

6. Verbandszeitschrift

Eine Verbandszeitschrift (oder anderer Publikationen, elektronisch und print) des SHVFs dient primär der Information der und über die Verbandsmitglieder, insbesondere über vergangene und künftige Aktivitäten, aktuelle Entwicklungen im Verband, usw. In diesem Rahmen kann sie print- sowie elektronische Beiträge (in Form von Texten und Bildern wie z.B. über Anlässe, Jubiläen, neue Mitglieder etc.) enthalten, in denen Verbandsmitglieder sowie deren Fahrzeuge zu erkennen sind und in denen Personendaten angegeben werden.

Die Verbandszeitschrift ist aktuell Teil mehrerer Zeitschriften (u.a. «Swiss Classics Revue»). Der Verband ist darüber hinaus berechtigt, eine eigene Verbandszeitschrift zu publizieren. Darüber hinaus kann sie vereinzelt auch bei Fahrzeugsammlern, Fahrzeuginhabern, Clubs, Fahrzeughändlern und Werkstätten aufgelegt sowie zu Werbe-/Marketingzwecken auch anderen Personen ausserhalb der SHVF zugänglich gemacht werden. Insbesondere kann jeweils allen Inserenten ein Belegexemplar zugestellt werden.

Mitglieder, die eine Verwendung von Aufnahmen von Fahrzeugen und Daten ihrer Mitglieder in den vorstehend genannten Zusammenhängen – ganz oder teilweise – nicht wünschen, haben den Vorstand entsprechend schriftlich zu informieren.

7. Besondere Bestimmungen zur SHVF Internet Webseite sowie Social Media

Im Rahmen seines Verbandszwecks resp. den unter Ziff. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. («Zweck der Datenbearbeitung») aufgeführten Tätigkeiten betreibt die SHVF eine Webseite sowie allenfalls Social-Media-Auftritte.

Die Verbandsmitglieder behandeln ihre Zugangsdaten zu einem allfällig bestehenden internen Bereich der SHVF Internet Webseite vertraulich und gewähren keinen Personen, die nicht Mitglieder des SHVF sind, Zugang zum bzw. Einsicht in den internen Bereich der Webseite oder Zugang zu den darin enthaltenen Informationen, Angaben und Materialien.

Betreffend Weitergabe von Dateien aus der Website sind bewegte sowie elektronische Bilder (Videos, etc.) miteingeschlossen und dürfen ohne Zustimmung des Vorstands nicht verbandsextern weitergegeben werden.

Die SHVF verwendet nur technische und funktionelle Cookies und analytische Cookies, die die Privatsphäre der Mitglieder nicht verletzen. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die auf dem Computer, Tablet oder Smartphone gespeichert wird, wenn Sie diese Website zum ersten Mal besuchen. Die von uns verwendeten Cookies sind für den technischen Betrieb der Website und Ihre Benutzerfreundlichkeit notwendig. Sie sorgen dafür, dass die Website ordnungsgemäß funktioniert und merken sich zum Beispiel die Präferenzen. Ausserdem können wir damit unsere Website optimieren. Die Besucherin/Der Besucher kann Cookies ablehnen, indem sie/er den Internetbrowser so einstellt, dass er keine Cookies mehr speichert. Darüber hinaus können über die Einstellungen des Browsers alle zuvor gespeicherten Informationen gelöscht werden. Es gilt die entsprechende Cookie Policy wie auf der Webseite publiziert.

8. Mitgliederverzeichnis

Die SHVF kann ein Mitgliederverzeichnis den Mitgliedern zustellen und das Mitgliederverzeichnis ohne personenbezogene Daten natürlicher Personen auf der Webseite publizieren. Die Mitglieder der SHVFs haben sich stets der Sensitivität des Mitgliederverzeichnisses und der darin enthaltenen Daten bewusst zu sein. Sie behandeln das Verzeichnis sowie die darin enthaltenen Daten strikt vertraulich und gewähren insbesondere keinen Personen Zugang zu ihnen, die nicht Mitglieder der SHVF sind.

9. Verhältnis zu den CLUBS

Die Mitglieder nehmen zur Kenntnis, dass die SHVF Daten der Mitglieder der CLUBS zur Erfüllung des Zwecks und im Rahmen dieser Datenschutzerklärung austauscht und weiterleitet, insbesondere im Zusammenhang mit der Inspektion von Fahrzeugen betreffend die FIVA-Card (Fahrzeuginspektoren).

10. Dauer der Bearbeitung von Personendaten

Die SHVF bearbeitet Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck oder die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Im Falle der Beendigung der Mitgliedschaft in der SHVF werden die Personendaten des betroffenen Mitglieds (CLUBS) auf den Zeitpunkt der Beendigung hin gemäss den gesetzlichen Vorgaben gelöscht bzw. vernichtet, soweit die SHVF keine anderen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen treffen. Sind zum betreffenden Zeitpunkt im Verhältnis zwischen der SHVF und der betroffenen Person noch Vorgänge (z.B. Mitgliederbeiträge) pendent, erfolgt die Datenlöschung erst, wenn die Vorgänge definitiv abgeschlossen sind.

Fahrzeugdaten inkl. Fotos auf der Homepage sowie Social Media und anderer Publikationen (elektronisch oder print) sowie insbesondere Daten in Fahrzeugregistern bzw. -archiven werden im Falle der Beendigung der Mitgliedschaft in der SHVF nicht gelöscht bzw. vernichtet, es sei denn, die betroffene Person verlangt dies ausdrücklich und solange dies mit verhältnismässigem Aufwand möglich ist.

11. Rechte von betroffenen Personen

Personen, deren Daten durch die SHVF verarbeitet wurden bzw. werden, stehen diesbezüglich die gesetzlich vorgesehenen Rechte zu.

Zur Geltendmachung der entsprechenden Rechte können betroffene Personen den Vorstand

des SHVFs kontaktieren:

Swiss Historic Vehicle Federation, CH-3000 Bern verbandsekretariat@shvf.ch

12. Änderungen

Soweit sich der vorliegenden Datenschutzerklärung in Bezug auf einen bestimmten Einzelfall keine Vorschrift entnehmen lässt, entscheidet der Vorstand der SHVF über das anzuwendende Vorgehen in Absprache mit dem Datenschutzverantwortlichen, sofern vorhanden.

13. Inkrafttreten und Verbindlichkeit

Diese Datenschutzerklärung wurde vom Vorstand verabschiedet und tritt mit Beschlussfassung in Kraft. Sie ist damit für alle SHVF-Mitglieder verbindlich. Die Datenschutzerklärung kann jederzeit angepasst werden. Die jeweils gültige Fassung wird im Internet publiziert.

Bern, April 2022